O papel de RevOps é garantir que o funil de vendas esteja bem organizado, que a jornada do cliente seja simples e clara, e que as equipes de vendas e lideranças estejam preparadas para fazer previsões mais próximas da realidade. Este artigo se concentra no papel de RevOps e examina métodos de organização do funil de vendas para previsibilidade.
1. Pipeline de Vendas
O funil de vendas é uma ferramenta essencial para as empresas que desejam prever com precisão o desempenho de seus negócios. No entanto, a maneira como cada empresa organiza seu funil é diferente. O primeiro passo para qualquer profissional de operações é compreender todo o funil de vendas, desde o contato inicial com o lead até o seu fechamento.
1.1 Compreender o Funil
Dependendo do tipo de negócio, a complexidade do funil de vendas pode variar. Por exemplo, uma empresa que tenha modelo de negócio B2B de um setor específico pode ter várias etapas que incluem várias interações com o cliente até o fechamento. A duração do ciclo pode ser mais curta para empresas que operam no modelo business-to-consumer (B2C). Garantir que essas etapas sejam fáceis de entender tanto para o time comercial quanto para os processos de previsibilidade é a principal responsabilidade do RevOps.
Ao montar um funil de vendas, é fundamental que cada fase seja clara e represente o processo de vendas da empresa (alinhado ao processo de compra e da jornada do cliente). A fim de garantir que todos na equipe de vendas estejam alinhados, é importante definir o que define um lead qualificado (quais informações precisa ter para passar no filtro de qualificação), uma oportunidade (critérios de aceite de uma Oportunidade) e um fechamento.
1.2 Funil em constante atualização
O funil deve ser atualizado continuamente. Como RevOps, você é responsável por garantir que todos os dados do pipeline estejam corretos e atualizados. Inclui:
- Os dados do cliente devem ser preenchidos, incluindo nome, empresa, tamanho do negócio/projeto, data estimada de fechamento, etc.
- A etapa da oportunidade indica em que estágio a oportunidade está e quais ações serão tomadas em seguida.
O funil se torna, assim, uma ferramenta poderosa para previsibilidade quando essas informações estão sempre atualizadas. Assim, a equipe de RevOps pode fazer previsões precisas que ajudam os vendedores e os executivos a tomar melhores decisões. Veja esse artigo que aprofunda nesse tópico!
2. A Jornada: Atualização e Oportunidades em Balanço
Uma parte importante da organização do funil de vendas é gerenciar a jornada do cliente. Para garantir previsibilidade, a equipe de vendas deve manter um número saudável de oportunidades em cada etapa do funil e estar sempre ciente das datas estimadas de fechamento.
2.1. Balancear Oportunidades
Para que as vendas percorram trajetórias controladas e recebam a quantidade ideal de energia dos Closers, é necessário equilibrar as oportunidades no funil. Dependendo da capacidade do time e da complexidade do ciclo de vendas, é crucial para os especialistas em RevOps determinar o número ideal de oportunidades para cada closer. Não é um conceito universal, mas empresas de tecnologia que tenham ciclos de vendas de aproximadamente 2 a 3 meses, um vendedor pode gerenciar 20 a 25 contas de forma saudável e eficiente.
O closer pode sobrecarregar o funil e prejudicar as interações com os leads se tiver muitas oportunidades. Por outro lado, o vendedor pode não atingir seus objetivos se houver poucas oportunidades a serem trabalhadas ao longo do mês ou do próprio quarter. Encontrar o ponto de equilíbrio e garantir que o funil esteja sempre cheio de oportunidades qualificadas é uma etapa fundamental.
2.2. Datas Estimadas de Fechamento
Os vendedores devem manter as datas estimadas de fechamento atualizadas para garantir que o funil seja previsível. É fundamental que as estimativas sejam o mais realistas possível, apesar do fato de que o fechamento de vendas é frequentemente subjetivo e depende de uma variedade de fatores externos.
Vendedores geralmente são otimistas sobre oportunidades. A responsabilidade da equipe de planejamento comercial é avaliar as previsões anteriores, compará-las com os fechamentos reais e instruir a equipe sobre a importância de fornecer datas realistas. Esse processo ajuda, inclusive, na definição do que é, de fato, realista em uma perspectiva de fechamento de mês.
2.3 Previsão: Uma faixa em vez de um valor fixo
É comum pensar nas previsões de vendas como um número fixo, mas tem sido cada vez melhor usar uma faixa de receita prevista. A previsão pode mudar dependendo do andamento das negociações, da economia e de outros fatores externos que são alheios à performance do time comercial.
O time de RevOps, ao lado da liderança comercial, deve continuamente conversar com a equipe de vendas sobre o fato de que as previsões não são promessas de valor absoluto, mas sim uma previsão que leva em consideração a probabilidade de cada oportunidade ser fechada. Ao final desse processo, deve-se chegar a um range de forecast (do pior ao melhor cenário).
3. Oscilações Externas: Funil de Adaptabilidade
A oscilação externa é uma característica do funil de vendas. A economia, as tendências do mercado, os concorrentes e até mesmo as leis (mudando algum ponto referente à privacidade de dados, por exemplo) podem afetar as vendas. Portanto, a equipe de inteligência de mercado e a equipe de vendas precisam ser capazes de se ajustar continuamente.
Um fator que faz a diferença é estar atento às mudanças externas e adaptar seu método de vendas. A observação das tendências de mercado é importante para se adaptar melhor às novas circunstâncias. Pode ser necessário, inclusive, ajustar os critérios de qualificação de leads ou até mesmo redefinir as etapas do funil em função dessas mudanças.
4. Cadência: Funil Simples e SLAs
O termo “cadência” refere-se ao ritmo com que as oportunidades se movem de uma etapa para outra no funil de vendas. É fundamental que cada oportunidade siga um fluxo bem definido, com SLAs claros para cada etapa, para garantir que o funil funcione de forma eficiente.
4.1 Atividades e prazos
Cada etapa no funil deve ter um objetivo específico associado, que é passar para a próxima etapa. Em cada fase do processo de vendas, deve haver clareza sobre o que deve ser feito. Como RevOps, você deve colaborar com a equipe de vendas para definir esses padrões e garantir que todas as tarefas sejam concluídas dentro de um SLA adequado. Como exemplo:
- Qualificação de leads: o timing do projeto é algo muito importante, sendo um critério de qualificação.
- Demonstração do produto: deve ser realizada em até 7 dias após a reunião de descoberta.
4.2 Simplificação do Funil
Criar um funil com etapas muito complexas ou que não sejam claras para a equipe comercial é um erro comum. O funil deve ser simples e fácil de entender para garantir previsibilidade e consistência a respeito dos dados. Isso significa que as etapas devem ser fáceis de reconhecer e as ações associadas a cada uma delas devem ser fáceis de entender.
Nomear claramente as etapas ajuda a equipe a entender onde estão e quais ações precisam ser tomadas. Funis extremamente complexos, compostos por várias etapas, podem causar confusão e atrasos.
5: Projeção para os Closers: Organização de Carros
A auto-organização dos closers é uma das partes mais cruciais da previsibilidade do funil de vendas. A probabilidade de oportunidades se transformarem em vendas aumenta com a organização e eficiência do closer.
Ensinar as pessoas a se organizarem
Equipes de RevOps tem a capacidade de desempenhar um papel crucial no apoio à auto-organização dos closers. O enablement e capacitação em gestão de tempo, métodos mais eficazes de priorização de oportunidades e o uso eficaz de recursos como CRMs ajudam a alcançar esse objetivo.
A auto-organização, dentre outros, é composta por:
- Revisão regular do funil: Atualize as oportunidades e descubra quais precisam de mais atenção.
- Follow ups: garantindo que cada oportunidade seja acompanhada regularmente e dentro do prazo.
- Dashboards de acompanhamento: forneça dashboards com métricas individuais para cada closer entender, num panorama geral, como o pipeline dele está posicionado.
Conclusão: Aumentar a Previsibilidade do Funil de Vendas
Para garantir previsibilidade no funil de vendas, é preciso equilibrar várias coisas, como organizar e atualizar o funil e treinar a equipe de vendas para que esteja ciente das melhores práticas e de acordo com os playbooks internos.
Manter as informações precisas e atualizadas, ter uma cadência clara com SLAs definidos e garantir que as projeções sejam realistas são todos fatores importantes para uma boa organização do funil.
Lembre-se de que a previsibilidade é uma faixa baseada em estimativas bem fundamentadas, não um valor absoluto. Você estará mais preparado para organizar seu funil de vendas para produzir resultados mais gerenciáveis e previsíveis para toda a equipe ao seguir as técnicas descritas aqui.
