O Excel é uma ferramenta que, além de fundamental, vai além de setores e particularidades de empresas, desempenhando um papel crucial em diversas funções dentro de uma organização. Para especialistas em Business Intelligence (BI) e Revenue Operations (RevOps), o Excel se mantém como uma plataforma sólida, adaptável e com muita documentação, própra para a manipulação de dados, apresentação de insights e/ou resultados e automatização de atividades. Apesar da crescente presença de soluções mais complexas como Power BI, Tableau e CRMs avançados e robustos no mercado, o Excel continua sendo relevante devido à sua versatilidade, facilidade de uso e compatibilidade com outros sistemas.
Vamos investigar o uso do Excel na rotina diária de uma empresa, particularmente sob a perspectiva de profissionais inseridos em BI e RevOps, abrangendo áreas como gestão financeira, gestão de performance, planejamento estratégico, automações e integrações.
Análise e Manipulação de Dados
A manipulação e análise de grandes quantidades de dados estão no cerne de qualquer operação de BI ou RevOps. O Excel habilita os usuários a criarem e modificarem planilhas com centenas de milhares de linhas e colunas, simplificando a manipulação de dados financeiros, indicadores de performance (KPIs) e dados de mercado.
Tabelas Dinâmicas
As tabelas dinâmicas do Excel são uma das mais poderosas funções dentro da ferramenta. Elas possibilitam a avaliação rápida de dados complexos, proporcionando um método simples para agrupar e condensar informações. No contexto de BI, as tabelas dinâmicas podem ser empregadas para:
- Análise profunda de vendas por região ou produto: detectando tendências de expansão ou retração.
- Relatórios de performance: combinando indicadores de produtividade e desempenho comercial.
- Monitoramento de Churn Rate: auxiliando na identificação de padrões em clientes que deixaram de utilizar o produto ou serviço.
Dentro do cenário de geração de receita, ter a possibilidade de cruzar diferentes informações é crucial para a análise do funil de vendas e Forecast, onde a apresentação clara dos dados pode influenciar diretamente as estratégias de geração de receita e a tomada de decisão por parte da liderança.
Funções de Análises Avançadas
O Excel também disponibiliza uma ampla variedade de funções para análises mais sofisticadas, tais como:
- PROC V e PROC X: Empregados na pesquisa de dados entre diversas planilhas e bases, auxiliando na ligação de informações provenientes de várias fontes.
- ÍNDICE e CORRESP: Instrumentos para a análise de dados em diferentes colunas, atuando como uma versão mais robusta do PROC V.
- SE: Operador condicional que possibilita a elaboração de regras lógicas e análises mais elaboradas.
- SOMAS e MÉDIAS: Utilizadas para condensar dados com vários critérios, simplificando a organização e seleção de informações pertinentes.
Essas funções são extremamente eficazes para realizar cálculos e análises minuciosas de forma ágil, sem a necessidade de utilizar ferramentas mais sofisticadas ou terceirizar essa tarefa para ferramentas não próprias pra isso como CRMs, por exemplo.
Orçamento e Planejamento Financeiro
O Excel se destaca no que diz respeito a planejamento financeiro e orçamentário para empresas de todos os tamanhos. As planilhas financeiras são empregadas para rastrear e monitorar despesas, receitas e investimentos, contribuindo para a tomada de decisão estratégica.
Modelagem Financeira
Com o Excel, podemos criar modelos financeiros sofisticados que preveem e projetam o desenvolvimento de uma organização, avaliam a viabilidade de novos empreendimentos ou até mesmo preveem as demandas ou necessidades por capital de giro. Tais modelos podem abranger:
- Expectativas de fluxo de caixa
- Exames de relação custo-benefício
- Estimativas de custos operacionais (OPEX) e de investimento (CAPEX)
Planejamento Automatizado com Tabelas Vinculadas
Uma característica relevante é a habilidade de ligar diversas planilhas. Empresas com diversos departamentos (comercial, marketing, financeiro, suporte) podem manter planilhas separadas para cada uma dessas áreas e, simultaneamente, consolidar os dados em uma única planilha-mestre. Isso assegura que todas as mudanças realizadas nas planilhas setoriais sejam incorporadas automaticamente ao planejamento geral da organização.
Esta centralização possibilita, por exemplo, que os times de RevOps e BI realizem modificações mais ágeis e certeiras em seus planejamentos e Forecasts, favorecendo a rapidez na reação às alterações de mercado ou na estratégia da organização.
Automatização de Atividades Repetitivas
Com o aumento do volume de dados nas atividades cotidianas, torna-se fundamental que especialistas em BI e RevOps automatizem o máximo de processos possíveis. O Excel proporciona diversas opções de automação que, quando empregadas de maneira eficiente e consciente, podem poupar horas de trabalho desses profissionais.
Macros
As macros do Excel possibilitam a automatização de tarefas repetitivas, como a configuração de planilhas, a consolidação de informações de diversas fontes e a realização de análises padronizadas. Para empresas que produzem relatórios regularmente (diários, semanais ou mensais), a automação através de macros diminui a necessidade de intervenção manual e aprimora, por consequência, a exatidão.
Fórmulas de Automação
Adicionalmente às macros, a utilização de fórmulas automáticas possibilita que alterações em um conjunto de dados sejam refletidos de imediato em outras áreas da planilha. Isso é especialmente interessante para relatórios de BI, que necessitam de atualizações constantes com base em novas informações sem a necessidade de se conectar em Bancos de Dados (DB).
Por exemplo, ao inserir novos negócios fechados em uma planilha de controle, fórmulas automáticas podem recalcular as previsões de receita em tempo real, proporcionando aos líderes uma visão imediata do avanço em direção aos objetivos organizacionais (sejam mensais, trimestrais ou anuais).
Data Viz e Insights
Um aspecto crucial do trabalho em BI no dia a dia de RevOps é compartilhar descobertas e insights com outros integrantes do seu time ou com a liderança imediata. O Excel disponibiliza diversas ferramentas de visualização que possibilitam a conversão de dados brutos em gráficos e tabelas de fácil entendimento e percepção.
Gráficos e Dashboards
Os gráficos do Excel possibilitam a elaboração de painéis interativos que exibem indicadores de desempenho em tempo real, tendências de mercado e desempenho de vendas, segmentando-os por time, por região, dentre outros. Por meio de gráficos de barras, linhas e pizza, podemos criar relatórios visuais que auxiliam na tomada de decisões rápidas e fundamentadas nas informações obtidas.
Para as equipes de RevOps, por exemplo, a elaboração de dashboards que simbolizem um Pipeline de Vendas no Excel auxilia no acompanhamento da saúde do funil de vendas, na detecção de obstáculos e na previsão mais precisa do fechamento desses negócios. Para BI, esses gráficos podem revelar padrões mais profundos de comportamento do cliente, tais como variações sazonais nas vendas ou preferências por determinados produtos em função da persona do cliente.
Segmentação de Dados por Slicers
Os slicers são um recurso no Excel que possibilita a divisão interativa dos dados. Isso é especialmente benéfico em um Dash, pois possibilita que os usuários selecionem rapidamente as informações com base em diversos critérios, tais como usuário, região, período ou categoria de produto.
Equipes de Planejamento Comercial podem, por exemplo, empregar slicers para analisar o rendimento de diversas equipes de vendas ou regiões geográficas, proporcionando uma perspectiva segmentada e minuciosa do time.
Integrações com Outras Ferramentas
A compatibilidade com outras plataformas e sistemas é um dos principais benefícios do Excel. Para especialistas em BI e RevOps, essa integração é essencial, pois as operações atuais das empresas requerem a coleta de informações de diversas fontes, tais como CRM, ERPs e plataformas de marketing.
Transferência e Importação de Dados
O Excel possibilita a inserção e saída de informações em formatos como CSV e XML, o que simplifica a conexão com sistemas como Salesforce, HubSpot e Google Analytics. Essas características são interessantes para as empresas que necessitam unificar dados provenientes de diversas plataformas e convertê-los em relatórios unificados e focados no negócio.
Integração com APIs
Apesar de ser menos conhecido, o Excel possibilita a utilização de APIs para a obtenção automática de dados de outras plataformas. Por exemplo, para um time de RevOps, pode-se desenvolver scripts em VBA que vinculam o Excel a um CRM, obtendo os dados mais recentes de oportunidades de vendas e atualizando as projeções de receita instantaneamente.
Esta integração também é interessante para a área de BI, uma vez que possibilita a incorporação direta de relatórios de desempenho de marketing, CS ou outros dados externos nas planilhas.
Expansão e Adaptabilidade
Embora existam várias ferramentas especializadas no mercado, o Excel apresenta um benefício difícil de superar: sua flexibilidade. Empresas de todos os tamanhos e estágios de desenvolvimento podem tirar proveito de suas funcionalidades. Pequenas empresas podem iniciar com o uso de planilhas básicas para acompanhar Vendas ou Finanças, ao passo que grandes corporações podem desenvolver modelos analíticos avançados e automatizar relatórios complexos.
Esta habilidade de evoluir juntamente com a empresa torna o Excel uma ferramenta indispensável no arsenal de qualquer especialista em BI e RevOps.
sta integração também é interessante para a área de BI, uma vez que possibilita a incorporação direta de relatórios de desempenho de marketing, CS ou outros dados externos nas planilhas.
Cursos e Livros
Ter boas fontes de estudo é fundamental para a construção de um conhecimento sólido e confiável, especialmente em áreas dinâmicas como a análise de dados e inteligência de mercado. Fontes de qualidade oferecem informações atualizadas, metodologias comprovadas e orientações práticas, permitindo que os profissionais desenvolvam suas habilidades com base em conteúdo relevante e, sobretudo, aplicável. Além disso, estudar a partir de materiais confiáveis evita erros e equívocos que podem comprometer análises e decisões importantes no ambiente corporativo.
Se você deseja aprofundar seus conhecimentos, recomendo este curso especializado que certamente será uma excelente adição à sua trajetória de aprendizado.
Considerações Finais
O Excel persiste como uma das ferramentas mais eficazes e adaptáveis para especialistas em BI e RevOps. Apesar de existirem diversas plataformas que proporcionam soluções mais específicas ou automatizadas, o Excel ainda é imbatível em termos de custo-benefício, adaptabilidade e compatibilidade com outras ferramentas. Em uma operação diária, ele é empregado para todas as tarefas, desde a análise de dados até o planejamento estratégico e a automatização de atividades repetitivas.
Para quem trabalha com BI ou RevOps, dominar o Excel de maneira eficiente é uma competência fundamental. Se devidamente explorado, pode se transformar em um parceiro valioso para aprimorar operações, produzir percepções valiosas e impulsionar o desenvolvimento da empresa.
