Como Montar Apresentações de Alto Impacto

A capacidade de criar apresentações de alto impacto é uma das habilidades mais importantes se você trabalha em cargos relacionado a planejamento comercial. A maneira como você comunica e reporta suas ideias e resultados pode ser o diferencial entre o sucesso ou a falta de clareza nas tomadas de decisão, seja em um Webinar, uma reunião interna ou uma apresentação para clientes.

Boas apresentações são aquelas que transmitem a mensagem de forma objetiva, criando uma conexão racional e emocional com o público e, mais importante, deixam os interlocutores com a sensação de que conseguirão atingir os objetivos. Este artigo discutirá várias maneiras de fazer uma apresentação eficaz para equipes de planejamento comercial.

1. Compreender o Público

Antes de começar a se preparar, você deve saber o público da sua apresentação. Analistas operacionais interessados em detalhes táticos ou líderes executivos que precisam de insights estratégicos em uma perspectiva high level podem mudar completamente o teor da sua apresentação.

• Executivos C-levels: preferem informações estratégicas e de alto nível. Concentre-se em dados que ajudam a tomar decisões estratégicas e afetam o rumo estratégico da empresa. Aqui, é recomendável usar KPIs importantes, como ARR, Taxa de Churn, Ticket Médio, etc.
• Diretores ou Gerentes: por outro lado precisam de uma combinação de estratégia e performance tática. Demonstrar como os planos ajudam os times a obter resultados concretos e como eles afetam diretamente a performance do negócio são pontos importantes de se destacar na apresentação.
• Analistas Operacionais ou Profissionais de Areas de Execução: priorizam detalhes técnicos e táticos. Com foco nas ferramentas, processos e recursos, explique como as coisas serão executadas e como elas serão monitoradas. Entrar mais no detalhe pode ser uma boa aposta quando seu público é interessado nesses detalhes.

Ajuste de Narrativa

A narrativa da apresentação deve ser alterada para que o público saiba o que importa para ele desde o começo. O que é relevante para essa audiência? Qual é o nível de detalhamento exigido? Dessa forma, é útil começar com uma abordagem mais básica e, em seguida, progredir. Por exemplo, ao apresentar uma nova etapa no pipeline de vendas para o time comercial/operacional, você deve começar com uma visão geral do motivo de se criar essa nova etapa e, em seguida, expandir os detalhes do que representa aquela fase em específico, quais as informações necessárias para se colocar uma Oportunidade naquela fase, etc.

2. Construir uma conexão entre os sentimentos e a razão

É possível que pareça difícil conectar-se emocionalmente com o público, mas fazer uma apresentação memorável é essencial. Isso significa ir além dos números, gráficos e tendências e demonstrar como o conteúdo que você está apresentando tem um impacto direto no resultado das empresas ou dos colaboradores.

Conexão Racional

Apresentações comerciais devem ser baseadas em dados reais. Benchmarks, KPIs e gráficos são essenciais para a narrativa racional e focada em jornada, que permite que as pessoas vejam o impacto real dos dados apresentados. Como exemplo:

• Resultados Tangíveis: como a atuação em uma etapa do pipeline pode reduzir a perda de negócios em 25% no trimestre.
• Cenários e Projeções: se desenvolvemos um novo método de previsão, é essencial mostrar cenários possíveis e como cada um deles afetaria a gestão no longo prazo.

Conexão Emocional

Ao humanizar os dados e tornar a apresentação relevante para o cotidiano dos ouvintes, a conexão emocional é natural. Isso pode ser feito de várias maneiras diferentes:

• Storytelling: descreva os casos de sucesso do time de vendas depois que uma nova ferramenta ou mudança de processo foi implementada.
• Relembrar os Valores da Empresa: demonstrar como a ação sugerida pode se alinhar com os valores da empresa, como inovação e excelência no mercado que você atua.

3. Apresentação clara e objetiva

Ao criar uma apresentação, tenha em mente que a mensagem principal deve ser óbvia desde o início. Ser excessivamente prolixo pode prejudicar a atenção do público. A apresentação não deve ocupar mais de 25% do tempo da reunião. Isso permite espaço suficiente para perguntas, discussões e tomada de decisões.

Aqui estão alguns componentes essenciais da estrutura:

Slide Inicial: Expectativas e Objetivos

Deixe claro o propósito da apresentação logo no início. Isso ajuda a alinhar as expectativas e manter o público concentrado no que é importante. Evita uma introdução longa e vá direto ao ponto: o que será discutido, quais perguntas a apresentação responderá e o que será feito ao final. Como exemplo:

• Título: “Estratégias para Melhorar a Previsão de Vendas”
• Objetivo: Apresentar um novo modelo de previsão com o objetivo de melhorar o planejamento de receitas e diminuir as variações de previsão.

Slides Intermediários: Narrativa e Dados

A apresentação de um time de planejamento comercial deve combinar narrativa e dados. Cada gráfico e número deve ser vinculado a uma explicação simples e orientada para a ação, evitando assim uma quantidade excessiva de informações sem contexto.

• Insights Visuais: Utilize gráficos que contam uma história, preferivelmente visualizações que sejam fáceis de entender. Diagramas de barras, tendências e fluxos de processo são exemplos.
• Divida em seções claras: por exemplo, divida em “Impacto Financeiro”, “Implementação” e “Próximos Passos” ao apresentar um novo processo comercial, por exemplo. Isso facilita a observação e a compreensão.
  

Slide Final: Fechamento e Ação Claros

Ao final da apresentação, é importante reafirmar o objetivo principal e enfatizar as etapas a seguir. Isso fortalece a sensação de que “vamos conseguir entregar o que prometemos” e dá ao público um plano claro para o próximo passo.

• Compromisso: Conclua com um compromisso claro, como “Alinhar o plano de previsão com os times de vendas e monitorá-lo nas próximas duas semanas” ou “Confirmar adesão ao novo software de CRM até o final do mês”.

4. Seja Objetivo: Use Anexos e Material de Apoio

Em vez de encher a apresentação com muitos detalhes, é comum fornecer materiais de apoio adicionais. Para quem precisar de mais informações, após a reunião, anexos, relatórios e documentos adicionais podem ser fornecidos.

Ao fazer isso, você pode concentrar a apresentação no que é mais relevante para o público e evitar uma apresentação cansativa e prolongada.

Como exemplo, ao final de uma apresentação, pode-se enviar um documento com detalhes técnicos aos membros mais interessados se estiver apresentando a implementação de uma nova ferramenta de automação de marketing, enquanto a apresentação se concentra nos resultados esperados e no impacto para o time.

5. Cautela com as ferramentas visuais e tecnológicas.

Quando usadas corretamente, as ferramentas visuais podem ser uma ferramenta poderosa para criar apresentações impactantes. Aqui estão algumas dicas sobre como usar essas ferramentas:

• Menos é mais nos slides: Use imagens, ícones e gráficos para complementar a história.
• Infográficos: Criar infográficos que simplifiquem processos complexos pode ajudar SalesOps ou RevOps.
• Tabelas dinâmicas e dashboards: Apresentar dados e análises dinâmicas em tempo real é possível com ferramentas como o Google Data Studio ou o Power BI. Os grupos comerciais que lidam com KPIs em constante mudança e forecasting encontrarão isso particularmente útil.

Use também ferramentas interativas para engajar o público. Por exemplo, plataformas que permitem votações rápidas ou perguntas em tempo real podem aumentar a interação e manter o público atento aos Webinars.

6. Prática e Adaptação ao Longo do Caminho

Nenhuma apresentação é feita de forma inesperada. Ensaio é fundamental para tornar sua mensagem compreensível e objetiva. Simular apresentações com colegas, fazer simulações de perguntas e ajustar os pontos onde você acredita que a comunicação pode melhorar. Lembre-se de pensar na reação do público a cada apresentação e revisar o que funcionou.

Dica de Ouro: Adapte-se ao Tempo que você possui

A apresentação não deve ocupar mais de 25 por cento da reunião. Sua apresentação, se a reunião for de uma hora, deve durar no máximo quinze minutos, deixando o restante para discussões.

Treine a apresentação no tempo certo. Caso precise reduzir o tempo ainda mais no último minuto, tenha sempre um plano B.

Conclusões

Para concluir, o objetivo principal de uma apresentação de alto impacto para times de planejamento comercial é dar ao público a impressão de que eles estão fazendo o que prometeram. Isso requer não apenas objetividade, clareza e foco, mas também uma história que atraia tanto a emoção quanto a racionalidade do público.

Uma combinação desses elementos resulta em confiança, envolvimento e, em última análise, ação. Ao seguir estas práticas, você será capaz de criar apresentações que não apenas forneçam informações, mas também inspirem seu público a agir com determinação e confiança.